서울시는 제안서 평가를 통해 계약상대자를 결정하는 협상에 의한 계약에서 기업의 부담은 줄이고 평가의 투명성과 효율성을 높이는 ‘제안서 온라인 평가 제도’ 시행에 들어간다고 밝혔다.

이번 제도는 전국 지자체 중 최초로 도입되는 것으로, 앞으로 입찰 기업은 대량의 책자형 제안서를 제작하거나 장거리 이동할 필요 없이 온라인 제출과 화상회의 발표만으로 평가에 참여할 수 있게 된다.

제도의 안착을 위해 서울시는 행정안전부와 긴밀히 협의해 지방계약 예규를 개정('25.7.1 시행)하고, 「서울시 제안서평가위원회 설치 및 운영 규칙」을 정비('25.10.16 시행)하는 등 필요한 기반을 마련하였다.

동시에, 기업 현장의 목소리를 제도 개선에 적극 반영하였다.

지난 2월 IT 중소기업 105개사를 대상으로 한 설문조사와 간담회를 통해, 종이 제안서 제출과 대면 평가 절차가 특히 소규모 기업에 과도한 재정·시간적 부담을 준다는 점이 확인되었다.

실제로 기존 방식에서는 입찰업체가 정량․정성 평가자료 각 10부를 직접 제출해야 했고, 평가 당일에도 사업 부서를 찾아 대면 발표를 해야 하는 등 기업에 상당한 부담이 있었다.

이러한 문제를 해소하기 위해 서울시는 제안서 제출을 전자파일(PDF)로 전환하고, 화상회의 기반의 비대면 발표 방식을 도입했다.

이번 온라인 평가는 PDF 제출 + 화상회의 발표를 결합한 전자적 방식으로 진행된다. 조달청 온라인 평가시스템을 활용해 사업부서는 사업 특성과 목적물의 속성에 맞춰 대면․온라인 방식을 자율적으로 선택할 수 있다.

입찰 공고 후 업체가 평가자료를 온라인으로 제출하면 평가위원회가 시스템상에서 정성평가를 진행한 뒤 결과를 확정하여 계약을 체결한다.

앞으로 디지털도시국 정보화사업(재공고 유찰 사업) 공고부터 제안서 온라인 평가 방식을 시범 적용하여 안정성을 점검하고, 그 결과를 바탕으로 협상계약 전반으로 확대해 나갈 계획이다.

이번 온라인 제안평가 제도는 기업의 직접적인 비용 절감 효과가 매우 크다.

업체당 한 번 제안할 때마다 평균 약 41만 5천 원이 소요되던 제안서 제작비 부담이 사라진다. 서울시 연평균 348건의 협상계약, 최소 2개 업체 경쟁 기준으로 보면 연간 약 2억 9천만 원의 불필요한 비용 절감이 가능하다.

이는 자금 여력이 부족한 중소기업들에게 큰 도움이 되어 더 많은 기업이 공공입찰에 참여할 수 있는 환경을 조성할 것으로 기대된다.

환경적 효과도 눈에 띈다.

온라인 전환으로 연간 약 205만 매의 A4 용지가 절감된다. 이는 나무 205그루를 베어내지 않아도 되는 효과며, 약 2,050만 리터의 물을 아끼고, 이산화탄소 5,904kg을 줄이는 성과로 이어진다.

단순히 행정 효율화에 그치는 것이 아니라 기후위기 대응과 탄소중립을 향한 서울시의 정책 기조와도 맞닿아 있는 성과라 할 수 있다.

이상훈 서울시 재무국장은 “온라인 제안평가는 공정성과 효율성을 동시에 높이는 행정 혁신”이라며 “대면심사 없이도 공정하고 심도 있는 평가가 가능한 체계를 구축하여, 기업 부담을 줄이고 시민에게는 보다 투명한 평가 결과를 제공하겠다”고 말했다.